- องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ (ขั้นตอนการปฏิบัติงาน)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure)            

            องค์ประกอบของระบบสารสนเทศในส่วนนี้ จัดเป็นกระบวนการที่นำเอาทุกส่วนมาปฏิบัติร่วมกันด้วยการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทสที่เหมาะสม และตรงตามความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด โดยเป็นการวิเคราะห์เชิงโครงสร้าง แบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอน ดังนี้

 

ภาพแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ที่มา  http://packlovelove.blogspot.com/

        ขั้นตอนที่ 1 การวางแผนระบบ (System Planning) เป็นขั้นตอนแรกในการพัฒนาระบบสารสนเทศในการวางแผนระบบสารสนเทศนั้นมีจุดมุ่งหมายเพื่อการตรวจสอบระบบงานเบื้องต้น เช่น

            - การรับรู้สภาพปัญหาที่เกิดขึ้นของระบบงานเดิม

            - การหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม

            - การทำการศึกษาความเป็นไปในแง่มุมต่าง ๆ

            - การรวบรวมความต้องการจากผู้ที่เกี่ยวข้อง

     ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเบื้องต้นเพื่อศึกษาสิ่งต่อไปนี้

            1. การกำหนดปัญหาและความต้องการ (Determination of Problems and Requirements) ตัวอย่างปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม เช่น

                - ระบบเดิมไม่ตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของใช้อหรือขาดการประสานงานที่ดี

                - ระบบเดิมอาจไม่สนับสนุนงานในอนาคต

                - ระบบเดิมมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีไม่เหมาะสมหรือล้าสมัย

                - ระบบเดิมมีการดำเนินงานผิดพลายบ่อย

        2. การกำหนดวัตถุประสงค์ (Specification of Objectives) เป็นการกำหนดให้แน่ชัดว่าจะแก้ปัญหาอะไรบ้างจากปัญหาทั้งหมด

        3. การศึกษาความเป็นไปได้ (feasibilty Study) หรือความเหมาะสม ซึ่งพิจารณาจาก

            - ความเป็นไปได้ทางเทคนิค

            - ความเป็นไปได้ในการปฏิบัติงาน

            - ความเป็นไปได้ในเชิงเศรษฐศาสตร์

        ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นขั้นตอนการคิดวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันหรือระบบงานเดิม ซึ่งอาจเป็นระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์อยู่หรือไม่ก็ได้ เพื่อทราบถึงรายละเอียดของระบบงานที่ใช้อยู่ ข้อดี ข้อเสีย ทรัพยากร และความเหมาะสมของระบบงานในแต่ล่ะส่วน สิ่งที่จะวิเคราะห์ระบบมีดังนี้

            - วิเคราะห์ถึงปัญหาหลักและปัญหารองที่เกิดขึ้นในระบบ

            - ทำความเข้าใจถึงระบบงานเดิม

            - กำหนดความต้องการของผู้ใช้ระบบ

            - เสนอทางเลือกในการออกแบบระบบ โดยการสร้างแบบจำลองเชิงตรรกะ ( Logical Model)

        ในการวิเคราะห์ข้อมูลโดยส่วนใหญ่มักวิเคราะห์ออกมาในรูปของแผนภาพการไหลของข้อมูล(DFD: Data Flow Diagram) ซึ่งเป็นแผนภาพที่แสดงการไหลของข้อมูลทั้งระบบ และช่วยในการสื่อสารระหว่างนักวิเคราะห์ระบบกับผู้ใช้ระบบ

        ขั้นตอนที่ 3 การออกแบบระบบ ( System Design) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบมาพัฒนาเป็นรูปแบบทางกายภาพ โดยเริ่มจากการออกแบบงานทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ทั้งในส่วนนำข้อมูลเข้า ส่วนประมวลผล ส่วนแสดงผลลัพธ์ ส่วนจัดเก็บข้อมูล การออกแบบจำลองข้อมูล การออกแบบรายงานและการออกแบบหน้าจอในการติดต่อกับผู้ใช้ระบบ ซึ่งมุงเน้นการวิเคราะห์ว่าช่วยแก้ปัญหาอะไร และการออกแบบช่วยแก้ปัญหาอย่างไร

        ขั้นตอนที่ 4 การพัฒนาระบบ (System Development) ประกอบไปด้วยการเขียนโปรแกรมเพื่อสร้างระบบงาน การทดสอบโปรแกรมหน่วยย่อย การทดสอบระบบรวม การแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบ ตลอดจนการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ทั้งในส่วนของเอกสารโปรแกรม เอกสารระบบ และคู่มือการฝึกอบรมสำหรับผู้ปฏิบัติงานข้อควรคำนึงในการพัฒนาระบบคือ การเลือกภาษาคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมและพัฒนาต่อได้ง่าย

        ขั้นตอนที่ 5 การติดตั้งระบบ (System Implementation) เป็นขั้นตอนการส่งมอบระบบงานเพื่อนำไปใช้จริง โดยจะรวมถึงการจัดเตรียมแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลของระบบการอบรมผู้ที่เกี่ยวข้อง การปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมมาใช้ระบบงานใหม่ ซึ่งจะต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อมของพื้นที่ที่จะติดตั้ง อุปกรณ์ที่ใช้ และผู้เชี่ยวชาญหรือทีมงานด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงติดตั้งโปรแกรมให้ครบถ้วน

        ขั้นตอนที่ 6 การดูแลรักษาระบบ (system Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรการพัฒนาระบบ ซึ่งเป็นขั้นตอนการดูแลแก้ไขปัญหาระบบงานใหม่ ๆ ในขั้นตอนที่ถ้าเกิดปัญหาจากโปรแกรม โปรแกรมเมอร์จะต้องเข้ามาแก้ไข หรือผู้ใช้อาจมีความต้องการวิธีการทำงานใหม่ ๆ เพิ่มเติม ทั้งนี้การดูแลรักษาระบบจะเป็นขั้นตอนในส่วนที่จะเกิดตามมาภายหลังที่ได้มีการติดตั้งและใช้งานระบบแล้ว